Základní výchozí evidencí je Seznam vozidel, kde je klíčovým údajem SPZ vozidla a povinným údajem vlastník a průměrná spotřeba (dle TP). Podle druhu vlastnictví (firemní/soukromé) se vyhodnocují náklady na jízdu. Ostatní údaje jsou nepovinné, ale jejich vyplnění usnadní další používání návazných evidencí, neboť se do těchto evidencí. přednastavují právě z tohoto seznamu. Tlačítkem "Ostatní" volba oprava SPZ, můžeme opravit SPZ ve všech evidencích. Tlačítko "Vymazat" naopak vymaže vozidlo včetně souvisejících evidencí. V případě, že evidujeme více vozidel, volíme tlačítkem "Vybrat" vozidlo, pro které chceme zadávat (tisknout) knihu jízd. Seznam vozidel v evidenci Kniha jízd aktivujeme tlačítkem "Vozidlo".
Tlačítkem "Přidat" ("Kopírovat") v knize jízd se aktivuje formulář pro vyplnění údajů nové jízdy. K důležitým údajům u této evidence patří jméno řidiče (zejména u firemního vozidla) a trasa. Pro tyto údaje doporučujeme předvyplnit evidenci řidiči a nejpoužívanější trasy jízd. Obě evidence se aktivují tlačítkem "F2" ze zadávaného pole nebo kliknutím myši na tlačítko "…" pomocné evidence. Směr -A zpět- určuje, zda se zdvojnásobí počet ujetých km definovaný ve vybrané trase. Stav tachometru před jízdou navazuje na konec předchozí jízdy, je však možné jej přeeditovat. Dalším důležitým údajem je den jízdy, ostatní náklady (parkovné, vyplacené diety.. apod), které můžeme v popisu stručně charakterizovat, případně též záloha (zadává se zápornou hodnotou). Pro soukromá vozidla je důležité uvést náhrady (Kč/km) a jednotkovou cenu paliva (Kč/litr), pro firemní navíc množství poh.hmot čerpaných během jízdy.
Tisk knihy jízd se aktivuje tlačítkem "Tisk", tlačítkem "Filtr" lze nastavit kriteria pro dočasné "zúžení" seznamu jízd pro náhled a tisk Volba spojitost tachometru provede kontinuální nastavení (přepočet) stavu tachometru kde výchozí hodnotou bude stav tachometru na počátku první jízdy.
Zvláštní úlohu zde představuje volba ostatní, kde je možno hromadně upravit stav tachometru jednotlivých existujících jízd tak, aby hodnoty tachometru byly spojité, je možné vymazat pouze vybranou část jízd, aktualizovat řádkování, resp. existující jízdy setřídit podle datumu jízdy. Uživatelé jistě uvítají úlohu automatické generování knihy jízd. Zde na základě zejména navolené frekvence jednotlivých tras, procenta rozptylu ujetých km a určených dní k jízdě, resp.již existujících jízd (např. v případě firemních vozidel jízdy, kdy jsou čerpány poh. hmoty) jsou dogenerovány potřebné zbývající jízdy tak, aby byl zachován zadaný počáteční a konečný stav tachometru a časový rozsah pro který se generuje kniha jízd.
Přiznání k dani silniční.
Při vyplňování tiskopisu má zadavatel usnadněnu práci, protože hodnoty, které lze dopočítat, jsou dopočítány (Tlačítko "Výpočet"). Před vyplněním však doporučujeme prostudovat si Pokyny k vyplnění přiznání k dani silniční vzor č. 15 z FÚ (nebo viz: http://cds.mfcr.cz/cps/rde/xchg/SID-3EA9846B-31B03DE0/cds/xsl/danove_tiskopisy_5389.html?y=2008 ), jelikož oproti minulému vzoru došlo ke změnám a každá položka je podrobně vysvětlena.
Toto přiznání je pro 14 vozidel (3 na str. 2 a 11 na příloze). Na formulář přiznání k dani se dostaneme tlačítkem "Tisk" a volbou "Silniční daň".
V této nápovědě uvádíme vysvětlení k položkám, se kterými by si zadavatel bez Pokynů k vyplnění přiznání těžko věděl rady.
Záhlaví položka 06 Kód rozlišení typu přiznání: A - daňové přiznání s výjimkou případů uvedených pod písm. B - I; B - daň. přizn. za část zdaňovacího období do dne vstupu do likvidace, za lomítkem dat. vstupu do likvidace; C - daň. přizn. subjektu v likvidaci, za lomítkem dat. vstupu do likvidace; D - daň. přizn. za uplynulou část zdaňovacího období předcházející dni zániku subjektu při zrušení bez provedení likvidace, za lomítkeme dat. zániku bez provedení likvidace; G - daň. přizn. při ukončení činnosti v rámci privatizace v případě stanoveném zvláštním zákonem, za lomítkem dat. zrušení; H - daň. přizn. při skončení likvidace, za lomítkem dat. ukončení likvidace; I - daň. přizn. v případě úmrtí daňového subjektu, za lomítkem dat. úmrtí; P -daň. přizn. ke dni nabytí účinnostirozhodnutí o úpadku, bez ohledu na jeho řešení, za lomítkem uveďte datum nabytí účinnosti; R - dań. přizn. v průběhu insolvenčního řízení, bez ohledu na způsob řešení úpadku; S - daň. přizn. ke dni nabytí účinnosti rozhodnutí o přeměně reorganizace v konkurz, s nímž souvisí přechod oprávnění nakládat s majetkem náležejícím do majetkové podstaty z daňového subjektu na insolvenčního správce, za lomítkem uveďte datum nabytí účinnosti; T - daň. přizn. ke dni zpracování konečné zprávy, ke dni podání návrhu na zrušení konkurzu a ke dni splnění jiného způsobu řešení úpadku, za lomítkem uveďte datum; U - daň. přizn. ke dni zrušení konkurzu, za lomítkem uveďte datum.
I. ODDÍL: Položka 13, Stát: Vyplní pouze fyzické osoby s trvalým bydlištěm v zahraničí a právnické osoby se sídlem v zahraničí.
II.ODDÍL: Položka 15, SPZ (registrační značka): Vyplníte SPZ (reg. zn.) bez použití pomlček. Pokud rozsah sloupce nestačí k zapsání SPZ, uvedete na zvláštní příloze její celé znění. Přílohu označíte DIČ. U osob. automob. zaměstnanců, u kterých volíte denní sazbu, přičemž současně neuplatňujete nárok na osvob. od daně, není nutné vyplňovat SPZ pro jednotl. vozidla. Na poslední řádek vyplňovaný v oddíle II. uvedete písmeno Z a v závorce počet vozidel. Př. Z(75). Pokud se má počítat s denní sazbou(25Kč na den), nevyplňovat položku 17-zdvihový objem motoru. Položka 21, Číslo odstavce snížení resp. zvýšení roční sazby daně §6 - vyplňte příslušné číslo odstavce §6, podle kterého uplatňujete snížení resp. zvýšení sazby (5,6 a 8). Pokud dojde k souběhu uplatnění odstavců, uveďte obě čísla (př. 5,8). Položka 23, Počet měsíců (dní) daňové povinnosti - v záhlaví je naznačeno rozdělení zdaňovacího období na tyto části: I - 1.čtvrtletí, II - 2.čtvrtletí, III - 3.čtvrtletí, IV - říjen,listopad, V - prosinec. V případě použití roční sazby daně, pokud u vozidla trvala daňová povinnost celý rok a není místo SPZ uvedeno Z, uvedete do části I písmeno R. Ostatní části položky 23 už nevyplňujete. Pokud netrvala daňová povinnost celý rok a došlo ke změně na př. vozidlo bylo k podnikání používáno pouze ve III. čtvrtletí a to v červenci a září uvádíte počet měsíců (při roční sazbě) a za lomítkem pořadové číslo měsíce v daném čtvrtletí čili 2/13. V případě denní sazby uvádíte počet dní.
Program dopočítá položky 20,22,24,31,32-Výsledná daň.povin. Je výhodné hned po zadání položky 19 stisknout "Výpočet", program dopočítá co je možné. Takto lze postupovat dál a vždy po další zadané položce nechat proběhnout výpočet. Hodnoty počítané programem dobře zkontrolujte a pokud je chcete nějak upravit, upravte je až nakonec a potom už nenechávejte proběhnout výpočet.
Po volbě "Tisk" vyberete tisk přední strany přiznání, po vytisknutí tisk zadní strany přiznání, dále tisk přílohy - pokud není prázdná.
Cestovní příkaz.
Cestovní příkaz pro vyúčtování pracovní cesty lze použít nejen pro cestu autem (služebním nebo vlastním), ale i pro jiné dopravní prostředky. Na formulář cestovního příkazu se dostanete tlačítkem "Tisk" a volbou "Cestovní příkaz". Vyplníte údaje na přední straně příkazu, týkající se organizace a osobních údajů pracovníka. Na přední straně nejsou žádné hodnoty dopočítávané systémem. Na zadní straně jsou dopočítány hodnoty Celkem a Doplatek, po zvolení tlačítka "Výpočet". Pokud používáte pro pracovní cestu auto, lze využít údaje zadaných cest v knize jízd. V tomto případě zvolíte tlačítko se třemi tečkami, čímž se propojíte zpět do knihy jízd a vyberete požadovanou trasu. Do cestovního příkazu se přenese datum, odjezd, příjezd, vzdálenost v km a použitý dopravní prostředek . Jiné dopravní prostředky zvolíte v překryvném seznamu (combo boxu). Po volbě "Tisk" vyberete tisk přední strany cestovního příkazu a následně tisk zadní strany cestovního příkazu.
