Tato úloha umožňuje evidovat a udržovat základní údaje o prodávaných a nakupovaných položkách firmy. Katalog je základní číselník systému a slouží především ke sjednocení kódů zboží a pro řízení cenové politiky prodeje. Každá položka katalogu je definována jedinečným kódem, popisem, cenou a DPH sazbou. Pro tvorbu cenové politiky lze na úrovni položky definovat 3 úrovně prodejních cen. Tento číselník sjednocuje klíčové údaje jak pro úroveň prvotních dokladů fakturace, tak i oblast zpracování skladové evidence a dokladů objednávek nákupu a prodeje.
Zatímco katalog se skladovými i neskadovými položkami nalezneme ve volbě ostatní / katalog, samostatné skladové karty nalezneme ve volbě sklady / skladové karty.
Použití položky katalogu je popsáno základními charakteristikami Sklad a Druh, které ovlivňují následné zpracování v prvotních dokladech následujícím způsobem:
- Sklad Prázdný údaj ... položka je skladová, N ... položka je neskladová
- Druh Neskladová položka může nabývat hodnot: Z ... záloha, N ... mimo evidenci DPH, Mezera ... standardní (obecná)
Skladové karty lze zakládat pouze máte-li zakoupený modul sklad. Údaje uvedené na skladové kartě jsou shodné s údaji neskladových karet (běžná položka katalogu), obsahují však navíc hodnoty spojené s příslušným skladem tj např. stav, skladovou cenu (průměrná vážená), počáteční stav, počáteční množství apod. Je-li jedna položka ve více skladech, pak se tyto hodnoty liší v souvislosti na zvoleném skladu. Počáteční stav lze zavést v režimu Skladové karty / Ostatní / Editace počátečních stavů nebo hromadnou příjemkou. Ostatní hodnoty např. prodejní ceny zůstávají u položky společné pro všechny sklady.
Volbou "Sklady"-"Skladové karty" z hlavního menu se dostáváme do "Katalogu", který z této pozice obsahuje pouze skladové položky. Jindy ve stromovém menu klikneme na slovo "Sklad" a zobrazí se nám na ploše ikona s názvem "Skladové karty". Případným dvojkliknutím na slovo "Sklad" bychom umožnili stejný vstup do skladových karet přes stromové menu.
Karty skladu musí být přehledné a umožňovat rychlou orientaci. Proto zpočátku beze spěchu prozkoumáme, jakým způsobem lze karty třídit a používat. Rozhodneme se tak pro systematickou evidenci a tím se vystavování skladových dokladů urychlí.
"Třídění položek" nalezneme pod volbou "Ostatní". Také je vyvoláme dvojstiskem "ALT+D". Obdobně nastavujeme prodejní cenu pro přenos např. do vystavených faktur, která se tímto zviditelní v přehledu položek.
Po setřídění podle jednoho z následujících označení skladových karet (katalogového čísla, názvu, kódu, čárového kódu, skupiny a poznámky) se první sloupeček zaplní zvoleným označením. Zadám-li setřídění podle názvu, při vystavování skladových dokladů mohu pak postupným zadáváním jednotlivých písmen názvu dojít ke skladovým kartám s podobným názvem a z nich si vybrat. Všechny názvy se posunuly do sloupečku vlevo. Příště například zvolím třídění dle kódu a pak mohu zadávat znaky kódu a opět se okamžitě přesunuji na karty s podobným kódem až k jediné, která obsahuje celý zadaný kód. Sloupeček vlevo obsahuje tentokrát kódy.
Setřídění dle "EAN" kódu umožňuje plynulé snímání čárových kódů čtecím zařízením.
Novou skladovou kartu vyvoláme políčkem "Přidat" a vyplníme zde obě záložky. Nejprve záložku "Identifikace", poté "Ostatní", abychom kartu mohli "Uložit" nebo lépe použít "Další" a zadat postupně všechny potřebné názvy zboží či materiálu a nastavit prodejní ceny.
V nově otevřené skladové kartě jsme zadali název neboli popis, jednotky množství, sazbu DPH a zvolili cenu včetně DPH nebo bez DPH. Poslední údaj je závazný pro ceny. Jestliže na skladové kartě již bude zadaná cena a později změním parametr "bez DPH" na "včetně DPH", cena se automaticky navýší.
Prodejní ceny na kartě je možné doplnit čtyřmi hodnotami. Tento postup doporučujeme v případech, kdy prodejní ceny jsou vždy individuálně stanoveny pro každou kartu jiným způsobem. Jestliže máme pro určitý sortiment zboží rabat např. 10% a jiný 20%, ceny nebudeme dosazovat, ale použijeme koeficienty. Zde stojíme před dalším rozhodnutím. Použiji koeficienty, které budu zadávat do každé skladové karty nebo si zjednoduším práci využitím centrálních koeficientů v "Parametrech"? Při zadávání skladových karet si mohu v parametrech přednastavit přenášení koeficientů v poslední kartě do každé další přidané karty. Ať již tuto možnost využiji nebo ne, mohu v parametrech následně pracovat s centrálními koeficienty, kterými si přecením všechny karty, zvolené předtím pomocí filtru. Přecením si určité rozmezí karet, pak změním centrální koeficienty v parametrech i podmínky filtru a přecením jiné karty.
"Druh" karty s volbami "Standardní" nebo "Služba" vyjadřuje, zda se jedná o evidenci fyzicky změřitelného zboží či materiálu nebo souvisejících služeb, jakými může být např. řezání a jiné úpravy expedovaného materiálu. Karta pro službu neeviduje stav, ani cenu skladní a je použitelná pro tvorbu výdejky přestože není v parametrech skladových dokladů označen výdej do mínusu.
"Balení" vyjadřuje počet jednotek množství v jednom balení.
"Kód" byl již podrobně popsán v odstavcích zabývajících se tříděním karet skladu.
"Skupina" umožňuje označit vybrané karty, které nejsou řazeny za sebou a pomocí filtru docílit jejich seskupení. Do různých skupin je možné zařadit všechny karty skladu a využít toto označení před přeceněním. Rozdělení do skupin ocení i provozovatelé I-Obchodu (internetového obchodu), kdy při prezentaci zboží na www lze využít právě rozdělení do skupin
Od verze 2006/8 je velmi usnadněna práce se skupinami. V katalogu položek (rovněž ve skladu ve Skladových kartách) je v levém rohu nahoře nové tlačítko označené +. Po jeho stisku se objeví vlevo nový sloupec se seznamem skupin. + na tlačítku se změní na x, což značí, že pracujeme se skupinami. Pokud v novém sloupci skupin nastavíme kurzor na některou skupinu, obsahuje seznam položek pouze položky patřící do této skupiny. Takto můžeme velmi operativně měnit jednotlivé skupiny, aniž bychom museli použít filtr. Jestliže při zapnutí tlačítka na práci se skupinami přesto použijeme filtr, seznam skupin se nezmění. Při volbě skupiny, která neodpovídá skupinám označeným filtrem bude seznam položek prázdný.
"Poznámka" slouží pro vnitřní potřebu firmy.
"Stav" vyjadřuje počet v jednotkách množství.
"Skladová cena" není editovatelná. Jedná se o průměrnou cenu nákupní.
"Rezervováno" - hodnota není editovatelná, vyjadřuje např. počet kusů rezervovaných odběrateli. Zdrojem tohoto údaje jsou "Objednávky přijaté".
"Přiobjednáno" - hodnota není editovatelná, vyjadřuje např.počet kusů objednaných u dodavatele. Zdrojem tohoto údaje jsou "Objednávky vystavené".
"Počáteční stav" vyjadřuje stav k počátku účetního období.
"Počáteční cena" vypovídá o hodnotě za jednotku množství k počátku účetního období.
"Minimum","Maximum","Norma" vyjadřují tzv. limitní stavy slouží pro doplnění zásob k určitému limitu.
Záložka "Ostatní" obsahuje další doplňující údaje:
"Dodavatel" je evidován pro případnou potřebu seskupit např. zboží dodávané prostřednictvím určitého dodavatele. V kartách skladu tak aktivujeme filtr s podmínkou "IČO".
"Hmotnost" slouží k evidenci celkové hmotnosti nákladu pro řidiče a také pro informaci při zásilkovém prodeji.
"EAN" neboli čárový kód umožňuje evidenci pomocí snímačů tohoto kódu. Program dovoluje tisknout EAN na štítky. Tisk je možno nastavit tak, aby počet štítků přesně odpovídal počtu kusů na skladovém dokladu. Zde mějme na mysli, že zejména EAN kódy výrobků "jdoucích" mimo firmu, podléhají pravidlům pro přidělení EAN kódu příslušným státním úřadem.
"Bez slevy" jsou zpravidla obalové materiály, palety apod. Jakákoliv sleva zadaná v dokladu pro tuto položku neplatí.
"REMA" vazba na číselník rema určený pro příplatek za recyklaci odpadů více viz: Recyklace odpadů
"Text" připojený k položce při tisku skladového dokladu zvolíme výběrem ze seznamu textů. Také jej můžeme z této pozice do textů "Přidat" jako nový, musíme ovšem text opatřit kódem a pod větou
"Textovou specifikaci používat pro:" je nutné označit "Výdejky" a další názvy dokladů, do kterých jej budeme přenášet.
Základní úloha zobrazuje seznam vystavených dokladů a nabízí uživateli následující funkce:
Po stisknutí tlačítka "Ostatní" v přehledu položek lze změnit hromadně sazbu DPH.
Doplňující informace: Zadávají se po stisknutí tlačítka "Doplňuící" a představují informace, které rozšiřují evidenční možnosti katalogové položky. Tzn: Lze dovyplnit jak permanentní údaje: délka, šířka, výška, jednotka, záruka, tak i flexibilní další textová a číselná pole, jejichž názvy je možné definovat záložkou parametry. Tyto údaje mohou posloužit například pro účely e-shopu nebo podobné evidence, případně při výrobě variant produktů. Stejně tak je možné je začlenit tyto nové údaje do sestav nebo evidenčních výpočtů. Tato možnost je součástí modulu Katalog (nebo Sklad) PLUS od verze 2013/07
Prezentace obrázků: Obrázky lze nejen zobrazovat a tisknout v katalogu, ale je možno exportovat a prezentovat je v I-Obchodě. Abychom takovým způsobem mohli s obrázky pracovat, vytvoříme v adresáři ekonom.win (implicitně) podadresář obrazky (pozor bez diakritiky) a v něm podadresář s číslem firmy, u níž chci u katalogu (či v I-Obchodě) prezentovat obrázky – fotografie výrobků. Do tohoto podadresáře umístíme jednotlivé soubory s názvem tvořeným katal.číslem a příponou jpg. Tzn, máme-li např. ve firmě č.4 obrázky u dvou položek s číslem 001 a KOLOX56, pak k zobrazení v položce katalogu (případně k přenosu do I-obchodu) budou v adresáři /ekonom.win/obrazky/4/ dva soubory 001.jpg a KOLOX56.jpg (najedeme-li v EKONOMu – firma 4 na položku 001 a zvolíme “Opravit”, objeví se na záložce Obrázek jpg)
Zpět Alt+Z Provede návrat do předchozí činnosti
Vybrat Alt+A V případě aktivního tlačítka provede výběr zvoleného záznamu pro další zpracování
Typ dokladu Provede aktivaci seznamu typů katalogových položek a umožní nastavit typ položky
Přidat Alt+P Provede otevření editačního formuláře a umožní vložit nový záznam do seznamu
Opravit Alt+O Provede otevření editačního formuláře a umožní opravit již vložený záznam seznamu
Vymazat Alt+V Provede aktivaci dotazovacího okna na vymazání zvoleného záznamu ze seznamu
Kopírovat Alt+K Provede otevření editačního formuláře a umožní vložit nový záznam z kopie zvoleného záznamu
Parametry Alt+R Provede aktivaci formuláře s definicí parametrů a jejich následné nastavení dle potřeb uživatele
Filtr Alt+F Provede aktivaci formuláře pro definici výběrové podmínky na seznam záznamů
Tisk Alt+T Provede aktivaci formuláře řízení tisku tisk seznamu dle zobrazeného seznamu, tisk dokladu
Seznam funkcí Provede aktivaci seznamu funkcí úlohy a umožní aktivovat příslušnou funkci
Nápověda Alt+N Provede aktivaci okna nápovědy
Záhlaví sloupce Levé tlačítko myši provede aktivaci setřídění sloupce dle hodnot pod příslušným záhlavím tabulky
Vyhledávací řetězec Umožní zadat vyhledávací řetězec znaků pro vyhledání záznamu v seznamu
Tlačítko dalekohled Tlačítko provede aktivaci funkce vyhledání opakovaný stisk provede opětovné vyhledání
Seznam hledání Provede aktivaci seznamu sloupců tabulky ve kterých je platná funkce vyhledání
