Účtová osnova
Tento seznam je definuje základní strukturu podvojného účetnictví.
V seznamu jsou definovány jednotlivé syntetické a analytické účty účtové osnovy.
Účty v osnově je možné přidávat, opravovat a rušit. (tlačítka Přidat, Opravit, Vymazat).
Tlačítko Kopie provede kopii aktuálního účtu a doplní první volnou pozici analytického účtu.
V seznamu je možné využít tzv. rychlého vyhledání účtu. Stiskem numerické klávesy je automaticky aktualizován hledací klíč a zobrazení seznamu od účtu specifikovaného hledacím klíčem (platí pouze při nastavení parametru hledání dle čísla účtu).
Definice předkontací
Tato procedura zobrazí seznam předkontací podvojného účetnictví.
Na tento seznam se odkazuje program při zaúčtování dokladu prvotní evidence do účetního deníku.
Každá položka předkontace obsahuje klíč předkontace (zadáváme do prvotního dokladu), dále pak účty stran má dáti a dal. Po zadání textu je možné definovat rozšířené kontování dokladu, kterými jsou účty DPH (snížená a základní sazba), dále pak zaokrouhlení a odečtené zálohy.
Počáteční stavy účtů
V této proceduře je možné definovat počáteční stavy jednotlivých účtů účtové osnovy.
Zadání stavů je možné upřesnit pro zvolené středisko, nebo pro celou firmu sumárně.
Tlačítko Kontrola provede porovnání součtů počátků na stranách má dáti a dal.
V seznamu je možné využít rychlého vyhledání účtu pouhým stiskem numerické klávesy.
Archiv nespárovaných dokladů
V tomto archivu jsou uloženy nespárované doklady minulých účetních období.
Doklady jsou do archivu ukládány automaticky při roční závěrce, nebo je možné doklady doplnit ručně (tlačítka Přidat, Opravit, Zrušit).
Nespárované doklady jsou využívány sestavou nespárovaných dokladů.
Roční převod - Závěrka
Funkce ročního převodu provádí uzavření účetního období.
Po upřesnění termínu uzávěrky jsou zrušeny v deníku všechny doklady do zadaného termínu a dopočítány nové počáteční stavy účtů.
Přepínačem je možné nastavit sumarizaci stavů účtů po jednotlivých střediscích.
Nejčastější dotazy a odpovědi, návod k provedení uzávěrky:
Uzávěrka
-jakým způsobem pokračovat v účetnictví na počátku dalšího účetního období?
-jestliže provádím zaúčtování nových dokladů (z nového účetního období), je nezbytné mít předem provedenou účetní závěrku?
-provede roční závěrka účetnictví převod do nového účetního období ve všech částech programu?
-v jakém okamžiku je účetnictví připravené na provedení roční závěrky?
-jakým způsobem pokračovat v účetnictví na počátku dalšího účetního období?
Jak provést správně závěrku neboli roční převod účetnictví?
Při vystavování faktur na počátku dalšího účetního období (obvykle leden) postačí vytvořit novou číselnou řadu a doklady vystavovat ve stejné části programu, jako obvykle.
Podobně vyřešíme zadávání přijatých faktur, pokladních dokladů, případně interních dokladů a dalších.
Založení nových číselných řad dokladů lze provést přímo volbou “Ostatní/Seznamy/ Číselné řady /Přidat” nebo z pozice rozpracovaného dokladu (faktury, pokladního dokladu), kde si vedle políčka s původní číselnou řadou klikneme na tlačítko pro zobrazení seznamu číselných řad a zde novou číselnou řadu můžeme “Přidat” a následně “Vybrat”.
Jestliže provádím zaúčtování nových dokladů (z nového účetního období), je nezbytné mít předem provedenou účetní závěrku?
Provedení závěrky není nutné, protože programu EKONOM umožňuje ve všech evidencích a ve všech denících setřídit zápisy dle datumu. Při závěrce program rozliší zápisy minulého a současného účetního období.
Účetní závěrka v programu EKONOM je velmi závažným krokem, který znamená nevratné smazání dokladů. Po provedení závěrky v účetnictví zůstanou z minulého období pouze nezaplacené vystavené a přijaté faktury, ostatní informace v podobě kontací v peněžním nebo účetním deníku jsou odstraněny a automaticky dochází k nastavení počátečních stavů.
Provede roční závěrka účetnictví převod do nového účetního období ve všech částech programu?
Roční převod je v programu rozdělen do tří částí, které se vzájemně neovlivňují. Zvlášť se provádí roční převod účetnictví, odděleně od této závěrky probíhá závěrka skladu a podobně je nezávislá také funkce ročního převodu ve mzdách.
V jakém okamžiku je účetnictví připravené na provedení roční závěrky?
Po zaúčtování uzávěrkových operací, provedení zálohy dat na disketu (případně na disk) a tisku výstupních sestav je účetnictví připravené k provedení závěrky.
Jak provést správně závěrku neboli roční převod účetnictví?
Zálohování dat před závěrkou provedeme na disketu (případně na pevný disk) a využijeme výhody tzv. multiverze programu, kde si v programu samotném provedeme archivaci dat. Multiverzi programu lze zakoupit za příplatek a dále již využívat výhody multiverze ve všech následujících účetních obdobích.
Ověříme, jestli v aktuální části multiverze programu EKONOM nepracuje jiný uživatel a zvolíme tlačítko “Firma”, které vyvolá okno nazvané “Účtované firmy”. Klikneme na firmu, kterou si přejeme archivovat tak, aby řádek s názvem této firmy byl prosvětlen inverzně a šipka v levé části seznamu firem označovala vybranou firmu. Klikneme na tlačítko “Kopírovat”. Na dotaz “Zkopírovat firmu ?” odpovíme “Ano”. V okně nazvaném “Specifikace účtované firmy” upravíme pořadové číslo firmy tak, aby řazení jednotlivých účetních období bylo přehledné, název doplníme o označení slovem “archiv” a klikneme na tlačítko “Uložit”. Vytvořili jsme archiv předchozího účetního období a nyní můžeme pokračovat provedením závěrky.
Jestliže v aktuální části multiverze nepracuje jiný uživatel, zvolíme na horní liště “Účetnictví/Daňová evidence (popř.Podvojné účetnictví)/Ostatní funkce/Roční převod”. V okně nazvaném “Roční převod” zadáme datum závěrky…např. datum 31.12., případně jiný datum, který vyjadřuje poslední den minulého účetního období. Klikneme na tlačítko “Převod” a potvrdíme volbu “Ano”. Dotaz , zda byla provedena záloha dat zodpovíme pomocí tlačítek “Ano” nebo “Ne”. Po kladné odpovědi program spustí nevratně roční převod.
Roční převod v účetnictví provede nastavení počátečních stavů následujícího účetního období, smazání dokladů předchozího období v pokladním deníku, smazání uhrazených faktur v knihách faktur atd. Po provedení roční závěrky již data minulého účetního období v této části multiverze neexistují, jsou nevratně smazána.
