Přístupová práva a protokolování akcí
Systém přístupových práv umožňuje zadat neomezené množství hesel pro pracovníky, kteří s programem pracují. Po zadání přístupových práv dochází automaticky k tzv. protokolování akcí, které je povinné dle zákona o účetnictví.
Protokolováním se vytváří záznam úloh, které byly v programu EKONOM provedeny. Záznamy lze vyvolat volbou "Ostatní/ Seznamy/ Protokol akcí". Údaje obsahující datum, čas, jméno pracovníka, popis úlohy, číslo dokladu, IČ a cenu za doklad celkem, jsou řazeny do řádkového seznamu, který můžeme doplnit o případnou poznámku na úrovni jednotlivého zápisu. "Seznam akcí" můžeme před tiskem pomocí tlačítka "Filtr" zúžit dle datumového rozmezí, jména, rozpětí dokladů apod.
Volbou "Ostatní/ Seznamy/ Přístupová práva" vyvoláme seznam přístupových práv. Při prvním vstupu do této části programu se zobrazí tabulka s upozorněním na podmínky zadávání hesel. V seznamu hesel je nevyhnutelné zadat minimálně jednoho administrátora. Pouze administrátor má při opětovném spuštění programu přístup do seznamu přístupových práv. Klikneme tedy na tlačítko "Přidat", zapíšeme jméno pracovníka a přidělené heslo. Pomocí rozbalené nabídky zvolíme "Ano" či "Ne" u slova administrátor. Ve spodní části zobrazeného okna s definicí přístupových práv nastavíme přístupy do jednotlivých částí programu. Pro každou část programu a jednotlivé pracovníky lze zvolit různý stupeň přístupu (Plný přístup, Žádný přístup, Bez modifikace, Bez zpětných oprav, Bez tisku). Klikneme na tlačítko "Uložit", popř. "Další", pokud si přejeme zadávat hesla ostatních pracovníků. Program nyní ukončíme a při opětovném spuštění programu se přihlásíme pod svým heslem. Případné další zadání nebo úpravu hesel může provést pouze administrátor.
Vhodným nastavením přístupových práv zajistíme např. přístup fakturanta pouze do prvotních dokladů. Jestliže dovolíme plný přístup do fakturace, pokladny a adres, ale nikoliv do účetnictví, pracovník bude faktury vytvářet, tisknout, ale program neumožní zaúčtování dokladu do deníku. Další pracovník, který má plný přístup do účetnictví, se přihlásí pod svým heslem a může nyní využít funkci hromadného doúčtování dokladů.
