Podvojné účetnictví.
Předkontace jednotlivých účetních dokladů slouží k automatickému zaúčtování na správný účet v účtové osnově. Je definovaná klíčem, což je zkratka, ať již slovní, numerická či kombinovaná (např."TEL01"....pro doklady, na kterých jsou vyúčtované telefonní poplatky za pobočku 01), která je zadána do příslušného prvotního dokladu (faktury vystavené nebo přijaté, pokladního dokladu, do interního dokladu). Tato zkratka pak zajistí správné zaúčtování, v našem případě např. může mít přidělenou kontaci 518 001 MD a 321 000 DAL.
Předkontace, které se nejčastěji vyskytují jsou nadefinované programem. Volbou "Účetnictví/Podvojné/Ostatní funkce/Definice předkontací" se přemístíte do seznamu předkontací, které jsou rezervované programem a tudíž se nedají vymazat, pouze editovat. V této pozici si volbou "Přidat" můžete navolit další kontace, podle potřeby Vaší firmy a přiřadíte jim zkratky, které pro Vás budou logické a snadno zapamatovatelné. Nejprve zadáte zkratku, potom účet strany MD a účet pro stranu DAL. Jestliže si potřebujete účet vybrat z účtové osnovy, propojte se klávesou "F2" nebo rozbalením seznamu a nyní zadáním účtové třídy, skupiny anebo celého syntetického účtu do okna pro vyhledávání a potvrzením tlačítka dalekohled najdete příslušné účty. Tlačítkem "Vybrat" účet potvrdíte anebo můžete vytvořit účet zcela nový pomocí funkce "Přidat".Do políčka pro text zadejte slovo nebo sousloví, které si přejete mít přímo v účetním deníku.
"Rozšířená kontace" slouží pro všechny typy účetních případů, které zahrnují zaúčtování DPH, haléřového vyrovnání nebo odpočet zálohy poskytnuté nebo přijaté. Zvolte stranu, pro kterou se má vytvořit rozšířená kontace. (Faktura přijatá bude mít rozšířenou kontaci na straně MD, faktura vystavená na straně DAL apod.) Zadejte účet a text pro rozšířenou kontaci a zvolte "Uložit".Předkontace, které jste opomenuli vytvořit zadáte příště přímo z prvotního dokladu a seznam předkontací tak budete průběžně doplňovat. Nedoporučuje se výchozí předkontace nadefinované programem měnit, zvláště účty předkontací, které zahrnují zaúčtování DPH ( FD - Náklad, FO - Tržba, INTP - Pohledávka, INTZ - Závazek, PP - Tržba pokladna, PV - Náklad pokladna) a není to ani potřeba, protože si můžete nadefinovat libovolný počet svých vlastních předkontací. Jednotlivé předkontace můžete opravovat, kopírovat a Vámi vytvořené i vymazat. Tlačítkem "Tisk", vytisknete seznam navržených předkontací. V seznamu jsou označeny předkontace definované systémem jako výchozí a ostatní jako uživatelské. Pokud jste ovšem na výchozí předkontaci něco změnili, má stále označení jako výchozí.
Poznámka: Pokud si budete přidávat svoje předkontace, je dobré při volbě klíče dodržovat stejné nebo podobné pravidlo jako v systémových předkontacích a sice aby skupiny předkontací, které patří k sobě, začínaly stejnými znaky (viz. interní zaúčtování začíná INT; INTP - interní pohledávka, INTZ - interní závazek a pod.).
Pro uživatele programu Ekonom, kteří nechtějí používat předkontace vytvořené systémem, ani si nechtějí vytvářet vlastní předkontace, byl program doplněn o tlačítko "Kontace". Tlačítko Kontace se vyskytuje v evidencích: Faktury vystavené, Faktury přijaté, Pokladní doklad, Interní doklady, Skladové doklady vždy na dokladu i na jednotlivých položkách. Po stisku tlačítka Kontace se dostanete na formulář Kontace položky a zadáte účet Má dáti, Dal a Text. Pro zadání účtů se můžete stisknutím pravého tlačítka se třemi tečkami propojit do účtové osnovy a příslušný účet si vyberete. Zadání dokončíte stiskem "Uložit". Na tlačítku "Kontace" se vedle názvu tlačítka objeví +, což označuje, že používáte svoji tzv. "Přímou kontaci". Tato "Přímá kontace" má přednost před nastavenými předkontacemi. Výjimku tvoří účtování DPH a odpočet záloh. DPH se účtuje dle systémového nastavení předkontací. Pokud chcete i pro DPH volit svoji kontaci, je třeba ji opravit v předkontacích jako rozšířenou kontaci pro DPH. Pokud si chcete sami účtovat odpočitatelnou (dříve vystavenou) zálohu, neměli byste mít v předkontacích zadanou rozšířenou kontaci pro odečtenou (přijatou) zálohu, aby se záloha zaúčtovala dle vámi zadané kontace. Nevyplní-li se jedna ze stran "Přímé kontace", bude tato stana dodplněna z nastavení v Předkontaci.
Daňová evidence.
Předkontace jednotlivých účetních dokladů slouží k automatickému zaúčtování pod správný kód peněžního deníku neboli v přeneseném významu k zařazení do správného sloupečku peněžního deníku. Jedná se vpodstatě o zkratku, ať již slovní, numerickou či kombinovanou (např."ZBOZI"....pro faktury za zboží od dodavatelů), která je zadána do příslušného prvotního dokladu (faktury vystavené , přijaté, pokladního dokladu atp.). Tato zkratka pak zajistí správné zaúčtování v okamžiku úhrady dokladu, v našem případě např. může mít přidělenou kontaci v podobě kódu 21. Tak se při úhradě zařadí náklady za zboží do sloupečku pro daňové náklady za zboží.
Volbou "Účetnictví/Daňová evidence/Ostatní funkce/Definice předkontací" se přemístíte do seznamu předkontací, které jsou rezervované programem a tudíž se nedají vymazat, pouze editovat. V této pozici si volbou "Přidat"můžete navolit další kontace, podle potřeby Vaší firmy a přiřadíte jim zkratky, které si lehce zapamatujete a jsou pro Vás logické.
Nejprve zadáte zkratku do políčka pro "Klíč předkontace", potom "Kód" neboli sloupeček peněžního deníku, "Účet" pro rozlišení bankovních účtů nebo pokladních deníků, "Analytiku" v případech, kdy jednotlivý kód bude ještě podrobněji rozlišován (např. provozní režie s kódem 24 se dělí na tři analytiky…24/001 telefonní poplatky, 24/002 elektrická energie a 24/003 služby). Jestliže si potřebujete kód vybrat ze seznamu kódů, propojte se klávesou "F2" nebo rozbalením seznamu a nyní zvolte ze zobrazených kódů peněžního deníku. Obdobným způsobem lze zadat účet a analytické členění kódu.
Členění účtů (tedy ve smyslu rozlišení zápisů z různých pokladních deníků a různých bankovních účtů) v peněžním deníku není automatické po předchozím založení např. dvou pokladních deníků a dvou bankovních účtů. Rozlišení však může být číslováno analogicky s těmito knihami prvotní evidence a provedeme je na př. volbou "Daňová evidence/Ostatní funkce/Počáteční hodnoty/Přidat" z pozice stromové nabídky. "Rozšířená kontace" slouží pro všechny typy účetních případů, které zahrnují haléřové vyrovnání a odpočet zálohy. Zadejte kód pro zaúčtování rozšířené kontace a zvolte "Uložit". Předkontace, které jste opomenuli vytvořit zadáte příště přímo z prvotního dokladu a seznam předkontací tak budete průběžně doplňovat. Tlačítkem "Tisk", vytisknete seznam navržených předkontací. V seznamu jsou označeny předkontace definované systémem jako výchozí a ostatní jako uživatelské. Pokud jste ovšem na výchozí předkontaci něco změnili, má stále označení jako výchozí.
Pro uživatele programu Ekonom, kteří nechtějí používat předkontace vytvořené systémem, ani si nechtějí vytvářet vlastní předkontace, byl program doplněn o tlačítko "Kontace". Tlačítko Kontace se vyskytuje v evidencích: Faktury vystavené, Faktury přijaté, Pokladní doklad, Interní doklady vždy na dokladu i na jednotlivých položkách. Po stisku tlačítka Kontace se dostanete na formulář Kontace položky a zadáte ( nebo po stisku tlačítka se třemi tečkami vyberete) "Kód" neboli sloupeček peněžního deníku, "Účet" pro rozlišení bankovních účtů nebo pokladních deníků, "Analytiku" v případech, kdy jednotlivý kód bude ještě podrobněji rozlišován. Zadání dokončíte stiskem "Uložit". Na tlačítku "Kontace" se vedle názvu tlačítka objeví +, což označuje, že používáte svoji tzv. "Přímou kontaci". Tato "Přímá kontace" má přednost před nastavenými předkontacemi, ale nelze zde zadat rozšířenou kontaci. Pokud si chcete sami účtovat odpočitatelnou (dříve vystavenou) zálohu, neměli byste mít v předkontacích zadanou rozšířenou kontaci pro odečtenou (přijatou) zálohu, aby se záloha zaúčtovala dle vámi zadané kontace. Nevyplní-li se jedna ze stran "Přímé kontace", bude tato stana dodplněna z nastavení v Předkontaci
